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Dans le monde professionnel actuel, il est fréquent que votre patron vous demande d’organiser un voyage d’affaires pour lui, et ça, quel que soit le secteur d’activité dans lequel vous travaillez.
Vous pouvez vite vous sentir submergé par le stress en pensant à toutes les étapes nécessaires pour mettre en place un business trip inoubliable ! Le plus important pour tout mener à bien : l’organisation.
La clé pour assurer un voyage est la planification et l’anticipation. Le but est d’assurer la productivité de votre patron pour le travail qu’il aura à faire pendant le voyage, mais aussi garantir son confort.
Il est important que vous communiquiez avec lui avant de planifier son voyage, durant, et au moment du déplacement.
Afin d’organiser un voyage d’affaires réussi pour votre patron, commencez par recueillir plusieurs informations :
- Les dates
- La destination
- Les programmes
- Les événements dans son agenda
Gardez en tête que le mieux est d’éviter le plus possible les imprévues. Pour ce faire, plusieurs éléments doivent impérativement être pris en compte.
Tous les éléments du voyage professionnel
À partir du moment où vous avez la prise en charge d’un voyage d’affaires pour votre boss, la première étape consiste à rassembler toutes les informations à son sujet.
Votre patron vous communiquera au préalable (dans l’idéal) les détails à prendre en compte.
Prenez soin de les noter sur un papier ou en version numérique :
- La destination du voyage professionnel
- La durée du déplacement
- Son hébergement une fois sur les lieux
N’hésitez pas à lui poser des questions concernant ses préférences ou ses besoins particuliers. Cela vous rendra la tâche plus facile dans vos recherches.
Ensuite, faites une check-list qui comprend tous les points importants pour organiser un voyage d’affaires :
- Le budget à respecter : il va déterminer vos limites dans les dépenses (hôtel, restaurant, le type de classe dans l’avion…)
- Le moyen de transport qu’il emprunte (avion, train).
- Les conditions de voyage au pays de destination (s’il y a besoin de visa)
- Les lieux de rendez-vous, afin de choisir un lieu d’hébergement (en général en centre-ville) qui est à proximité de tout, ou facilement accessible en transport.
Les réservations
L’autre élément indispensable pour organiser un voyage d’affaires pour son patron concerne toutes les dépenses.
N’oubliez pas que c’est un voyage professionnel, avec un but lucratif.
Il doit être rentable et donc limité en fonction du budget que vous avez fixé au préalable avec votre supérieur.
Consultez une agence de voyages ou des sites qui vous partageront les meilleures offres, à l’instar de bonplanvoyage.net. Vous allez économiser du temps en évitant de passer sur plusieurs sites pour comparer. Spécialisés dans la gestion des voyages, ils comparent et font des classements pour vous partager les options, les astuces et toutes les informations à savoir dans un pays qui vous est inconnu.
Anticipez les réservations dans les meilleurs délais. Vous aurez ainsi un maximum d’options concernant les disponibilités, mais aussi les prix.
On pense par exemple :
- au billet pour le déplacement : en train ou au cas où c’est par avion, contactez les compagnies aériennes pour qu’ils vous communiquent les disponibilités, ainsi que les prix, car ils varient de façon saisonnière.
- à la chambre d’hôtel : consultez le site internet de l’hôtel pour connaître les disponibilités ou contactez-les directement, pour faire la réservation également
- aux transports pour ses déplacements une fois sur les lieux : anticipez un abonnement temporaire des transports en commun si possible, ou la réservation d’une voiture privée.
Rassemblez tous les documents
Une fois l’organisation bouclée, on passe au déroulement du voyage. Pensez à tout ce dont votre patron aura besoin pendant son business trip, du point de départ jusqu’au point d’arrivée.
À vous de vous assurer qu’il n’y a pas de problèmes concernant les papiers personnels du patron, comme :
- passeport
- pièce d’identité
- visa (selon le pays de destination)
- le Pass Sanitaire (s’il est demandé à la destination du voyage).
Quant aux documents dont le voyageur d’affaires a besoin pour le déplacement en lui-même, gardez sous la main une version à la fois numérique, mais aussi papier de chacun d’entre eux. Vous pouvez créer un espace Google Drive pour vous envoyer facilement les documents, et les recueillir à un même endroit. Les rassembler vous permet de suivre en même temps, à chaque étape, la check list, que vous avez préalablement faite au début.
Mais une version papier des documents est toujours utile le jour du voyage, rassemblée dans une pochette. Vous y mettrez :
- L’ensemble des informations
- Le planning avec les horaires
- Les billets pour le transport (train, avion…)
- Les réservations (hébergement, restaurant…)
- Les adresses auxquelles il se rendra
Il est essentiel que vous connaissiez la raison de ce déplacement professionnel. Il peut avoir différents objectifs comme assister à une réunion, rencontrer un partenaire d’affaires, installer un bureau dans un autre pays.
Ces objectifs sont importants pour planifier un voyage, car tous les autres petits détails tourneront autour de ça.
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