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samedi, décembre 3, 2022

Pourquoi utiliser un logiciel pour la gestion des conseils d’administration

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La préparation des réunions et des conseils d’administration peut rapidement devenir une tâche fastidieuse.

Peu importe la taille de l’entreprise, il faut imprimer des documents, penser aux rapports, préparer la diffusion de l’information : beaucoup de temps perdu et qui aurait pu être économisé pour d’autres tâches. 

Face à un tel dilemme, de nombreuses structures se tournent vers des solutions digitales à l’instar des logiciels pour la gestion des conseils d’administration

  • De quoi s’agit-il ? 
  • Quelles sont les fonctionnalités d’un tel logiciel ?
  • Quels sont les avantages de cet outil ?

On vous dit tout ici. 

Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion des conseils d’administration ?

Salle Conseil administration
Salle Conseil administration

Un logiciel de pilotage des réunions du conseil d’administration (C.A) est un outil qui intervient au sein des divers aspects de gérance et de gouvernance du comité de l’entreprise.

En assurant la planification des séances de travail, le partage des documents ainsi que la réalisation de rapports, ce type d’application aide à rationaliser et à simplifier les processus. Et ce n’est pas tout. Le logiciel pour la gestion des conseils d’administration contribue aussi à éviter les oublis ! 

Quelles sont les fonctions d’un outil de pilotage du C.A ?

Disposer d’une bonne organisation des documents, faire passer aisément l’information ou améliorer les réunions du C.A représente autant de raisons d’opter pour cet outil. Au-delà de ces avantages, le choix d’un logiciel de gestion pour votre assemblée d’administration présente de nombreuses autres utilités

Ce type de logiciel permet notamment de :

  • Disposer d’un calendrier des événements du conseil 
  • Planifier les réunions 
  • Consulter les travaux passés ou les affaires à venir
  • Rattacher des personnes aux activités du C.A
  • Mettre en place un ordre du jour lors des séances 
  • Discuter des missions avec les membres de l’assemblée d’administration 
  • Créer, joindre ou partager en quelques clics des documents
  • Organiser la paperasse pour faciliter son exploitation ;
  • Procéder à l’archivage des réunions 
  • Établir les autorisations d’accès à certaines pièces ou informations du conseil 
  • Répartir et gérer les tâches entre les partenaires, etc.

Les avantages de l’utilisation d’un logiciel de gestion de votre C.A

Les différentes fonctions qu’intègre ce genre d’outil de gestion des réunions et des conseils d’administration apportent une vraie plus-value à la vie de l’entreprise. 

Préparez plus aisément l’administration de vos conseils

Le logiciel de gestion du conseil d’administration vous permet de réduire le temps de préparation de vos différentes réunions. Désormais, vous aurez besoin de quelques minutes pour la mise en place de l’assemblée. Aussi, vous n’êtes plus obligé de passer des heures à imprimer vos documents en version papier. Directement sur le cloud, vos partenaires et vous pouvez avoir accès aux diverses informations. In fine, il est facile d’apporter une mise à jour rapide des données avec cet outil.

Accédez rapidement aux informations qu’il vous faut

Grâce à un logiciel de gestion de conseil, les membres ont la possibilité d’accéder rapidement aux divers documents pour prendre les meilleures décisions. Souvent, les réunions d’administration se limitent aux informations imprimées pour décider. Avec le logiciel de pilotage, vos collaborateurs ont accès de manière sécurisée aux procès-verbaux, aux plans stratégiques, aux rapports d’audit, aux anciens documents de réunions, etc. La mise à disposition de tous ces documents aide les décideurs à opérer les meilleurs choix.

Impliquez davantage les membres

La collaboration entre les membres ne se limite plus uniquement aux réunions du conseil ! En effet, ces logiciels intègrent des outils de sondage, de vote ainsi que des forums de discussion permettant à chacun de s’exprimer au moment opportun. Cela facilite l’échange didées et contribue à résoudre rapidement les petits soucis qui se doivent d’être réglés dans l’urgence. 

NB : Ces outils facilitent aussi la réduction de la fréquence des réunions.

Disposez d’un meilleur contrôle de l’information

Par le biais de votre outil de gestion, vous avez le pouvoir de contrôler l’accès aux informations. En fonction de l’habilitation de chaque employé, vous avez la possibilité d’accepter ou de refuser la consultation à certains fichiers sensibles. Par exemple, vous pourrez rendre accessibles les documents du comité exclusivement aux membres du conseil d’administration.

Optimisez votre gestion des coûts

Si ces logiciels aident à gagner du temps, ils vous permettent aussi d’économiser vos divers coûts. Avec la réduction du matériel (imprimante, photocopieurs, etc.) et de la main-d’œuvre, votre entreprise peut réaliser de l’économie. D’un autre côté, cette approche réduit l’utilisation du papier, ce qui diminue le risque de pollution de l’environnement lorsque vous organisez des réunions. Vous pourriez ainsi vous hisser parmi ces entreprises qui contribuent à la lutte contre les changements climatiques.

Modernisez l’image de votre entreprise

À l’ère du digital, toutes les entreprises opèrent des transformations notables. L’utilisation de logiciels de pilotage montre à vos usagers que vous êtes une structure moderne qui ne cesse d’évoluer avec le temps. 

Au vu de tous ces avantages, l’application de gestion des conseils d’administration est vivement recommandée pour les entreprises. Il est pratique et permet de gagner du temps ainsi que de l’argent

 

Michel
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